Préparer les documents d’un immeuble pour Savoir

Un assistant qui cite ses sources ne vaut que ce que valent les documents qu’on lui a donnés. Ce guide dit lesquels déposer, sous quelle forme, et ce qui se passe entre le moment où un fichier arrive et celui où une réponse peut s’appuyer dessus.

Quels fichiers déposer, et dans quel ordre

Commencez par les documents que les copropriétaires demandent le plus souvent :

• La déclaration de copropriété, avec ses modifications.
• Les règlements de l’immeuble et les règles de vie.
• Les procès-verbaux des assemblées et des réunions du conseil.
• Les états financiers et le budget de l’année.
• Les polices d’assurance et leurs avenants.
• Le carnet d’entretien et l’étude du fonds de prévoyance.

Une bibliothèque de six documents bien choisis répond à plus de questions qu’une bibliothèque de soixante fichiers dont personne ne connaît la version. Le reste peut suivre plus tard.

Les formats acceptés, et la taille

Sept types de fichiers sont acceptés, jusqu’à 100 Mo par fichier :

Ce que c’est	Formats
Un document	PDF
Un traitement de texte	.doc, .docx
Du texte brut	.txt
Une numérisation	PNG, JPEG, TIFF

Le TIFF est là parce que c’est ce que produisent encore la moitié des photocopieurs de bureau et les télécopies de plusieurs pages. Un fichier d’un autre type est refusé avant qu’un seul octet ne soit transféré, avec la limite écrite dans vos unités.

Les huit catégories

Chaque document est classé, et la catégorie est ce sur quoi la bibliothèque se filtre : déclaration, règlements, règles, procès-verbaux, états financiers, avis, formulaires, autre. Les huit sont fournies avec la communauté et se modifient depuis la console : ce sont des données de référence, pas une liste figée dans le code.

Classer sert à deux choses : retrouver un document dans la console, et donner à la réponse une étiquette qu’un copropriétaire reconnaît.

Ce que « traité » veut dire

Un fichier déposé n’est pas immédiatement interrogeable. Il passe par trois états, que la console affiche à côté de chaque document : en attente, lecture en cours, puis prêt. Tant qu’un document n’est pas prêt, l’assistant ne s’appuie pas dessus — et ne fait pas semblant de l’avoir lu.

Ce délai est celui du moteur qui lit le document et en découpe les passages citables. Pour une déclaration de copropriété ordinaire, il se compte en minutes. Un document qui échoue est signalé comme tel plutôt que d’attendre indéfiniment.

Remplacer une version

Un règlement modifié ne se dépose pas une deuxième fois à côté de l’ancien : la console remplace la version d’un document, et l’historique reste. C’est ce qui évite le cas le plus désagréable — deux versions du même règlement dans la bibliothèque, et une réponse qui cite celle de 2019.

Un document supprimé est aussi oublié par le moteur qui l’avait lu, et non simplement caché de la liste.

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